ただ今、調査書準備中
１１月も中旬となりました。下旬になると、どの中学校でも調査書作成委員会が開かれると思います。私も勤務校（３校）でその下準備を頼まれ、作業しているところです。
まず真っ先に行ったのは、以前、このブログにアップロードしたＺｉｐファイルを展開して、各学校用のファイルを構成することでした。
このような作業は、まったくの素人には不可能です。学年主任等の分掌にこだわらず、パソコンのファイル操作やＥＸＣＥＬについて、ある程度の知識がある方にお願いします。凡例入りソフトも入れているのは、作業前に操作して感じをつかんでほしいからです。取扱説明書なしでも分かるくらいの簡単さを目指して作成しているので、これで分かった人は、もう取扱説明書を読まなくてもいいくらいです。
１・２年評定の電子データの回収
次に行ったのが、１・２年のときの評定と出欠のデータを回収することです。これを学級担任に任せるのが、普通の学校のやり方かと思いますが、それでは働き方改革になりません。なぜなら、学級担任に任せると、紙に印刷された指導要録を見ながら、学級のファイルに入力するという不毛な作業を延々と繰り返すしかないからです。
今の３年生に関しては、１・２年のときの指導要録の電子データが残っています。ここから電子データを回収することで、学級担任の負担が激減します。次の節で、その方法を説明します。
オマケソフトが大活躍
結果的に、Ｚｉｐファイルにオマケとして入れておいた「Ｒ５入試専用調査書用データ).xls」というファイルが大活躍しました。これがなければ、私にとってもつらい作業になっていたことでしょう。「このソフトを作っておいて本当によかった」と実感しています。
作業手順
１） オマケに３年のときの学級や氏名、並べ替えボタン用の番号を入力する。
２） １年のときの評定が記録された一覧表（エクセル）を開く。
３） 一覧表を見ながら、１年のときの番号を、並べ替えボタンの１年番号欄に入力す
る。学級が変わるごとに並べ替えをしながら、全学年分の番号を入力する。転出
した生徒にも、在籍時の番号を振る。
４） 一覧表から、氏名をコピーして比較する。正しく対応していることが確認された
ら、評定等をコピーする。
５） ２年についても同様の作業を行う。
６） 並べ替えボタンを使って、３年の番号順に戻す。（このファイルはこれで完成）７） オマケファイルから、各学級の調査書ファイルにデータをコピーする。
８） 印刷された紙の指導要録を見て、データの間違いがないか確認する。なぜなら、
評定の修正等をするとき、個人ファイルだけを直し、一覧表ファイルは直してい ないケースも想定されるからです。（この作業は他人に任せた方がよいかもしれま せん。やはり複数の目でチェックするのが大事です。）
１・２年の評定と出欠のデータが入力済みの調査書ファイルをもらったら、学級担任はきっとうれしい
私の１日の勤務時間は６時間ですが、どの学校でも午前中に作業完了しました。（学級数は２～３です。）これも、オマケソフトのおかげです。できる人は、ぜひこのソフトを活用してください。手入力延々地獄から解放されます。
Ｚｉｐファイルに同梱したオマケファイルは、オマケだと思ってちょっと気を抜いていたせいか、変な色や文字が残っていました。すごく頼もしいソフトだと実感したので修正したファイルを再アップロードします。
改Ｒ５入試専用 調査書用データ(原版).zip - Google ドライブ
（エクセルファイルを圧縮してアップロードしました。エクセルファイルのままだとグーグルスプレッドシートとして扱われることが今分かりました。）
調査書作成委員会のときに、チョイ足しする資料も作りました
自校の状況に応じて、加工して使用してください。
調査書作成委員会用資料（作業手順）.jtd - Google ドライブ
