【解説】グーグルフォーム×エクセル その５ ［活用例２ 会議等日程の事前調整］

１ はじめに
　各種研究会や部会の事務局担当者から、「会議の日程をグーグルフォームで事前に調整したいけど、どう作ればいいですか」という質問を受けることがあります。確かに、「ラジオボタン」や「チェックボックス」ではちょっと作りにくいと思います。そんな悩みを解決する方法として、「グリッド」いう項目があるので、具体的な例を紹介したいと思います。

２ グーグルフォーム作成画面

ⅰ）まず「タイトルと説明を追加」（TT マーク）ボタンをクリックして、連絡事項を記
入します。

 　　

ⅱ）次に、所属を選んでもらいます。「ラジオボタン」よりも「プルダウン」の方が見やすくなります。「記述式」にして、相手に記入してもらう方法もあります。

　　

ⅲ）質問形式として「選択式（グリッド）」を選び、下の例のように入力します。

 　　

ⅳ）質問、要望等の記入欄を設ける場合は「段落」を使います。
「記述式」にすると回答しにくくなります。

　　　

　設問に応じて使い分けましょう。

　　

ちなみに、この設問は「回答なし」でもかまわないので、「必須」にしていません。

３ グーグルフォーム回答画面
　作成したフォームは、次のように表示されます。

　　

４ スプレッドシートの画面
　スプレッドシートには次のように表示されます。質問内容が見えないときは、列の幅を変えたり、折り返して表示したりすることもできます。この用途では、エクセルを使うまでもありませんが、使い慣れているエクセルに貼り付けてから加工するのも一つの手です。

　　

５ おわりに
　この例の場合、フォームが完成したら「メールにリンクを貼付して送る」とよいでしょう。ＦＡＸでやり取りするより、お互いの手間が省けてよいと思います。