指導要録１・２年データの回収方法について

 　１・２年の指導要録の電子データが存在している場合、コピーペーストで回収した方が楽です。そのためのサポートファイル「Ｒ６調査書用評定（１・２年）.xls」の使い方を説明します。

① 「Ｒ６調査書用評定（１・２年）.xls」を起動し、生徒の氏名と１～３年までの出席番号を入力します。（転出・転入した生徒の氏名・番号も忘れずに入れます。）

② 「並べ替えボタン」をクリックして、１年のときの出席番号順に並べ替えます。

③ １年のときの指導要録の電子データが入っているファイルを開きます。 （開くファイルは各校で違うと思います。図は例です。）

④ 「表示」－「整列」－「左右に並べて表示」を選択すると作業がしやすいです。
１年番号の隣の空いているセルに、まず「氏名」を値貼り付けし、画面下までスクロ
ールさせて、氏名がずれていないことを確認します。これは、まちがって別な生徒の
データを貼り付けないための対策です。

⑤ 氏名がずれていないことを確認したら、評価の観点と評定を、値貼り付けします。
（書式が崩れないように、コピーペーストは「値貼り付け」で行います。）

⑥ １年分のコピーが終わったら、同様に２年分のコピーも行います。出欠の電子デー
タがあれば、ついでにコピーしておくと後の作業が楽になります。
最後に３年のときの出席番号に並べ替え、学級名や番号等を入力して作業終了です。
「男女・よみがな」は空欄のままでかまいません。

⑦ 入力が終わったら、このファイルの内容が正しいか、紙の指導要録と見比べて次の
ような点をチェックします。
・間違って別な人のデータが貼り付けられていないか。
・３観点と評定が、紙の指導要録と同じか。
（個人の指導要録を担任が直すときに、個人ファイルだけ直し、一覧表は元の
ままということがあります。）
・３観点と評定の整合性の確認。（たまに見逃されていることがあります。）
⑧ チェックが終わったら、調査書Ｘの該当する欄に手動でコピーペーストします。
学習成績一覧表Ｘには、ファイル読込ボタンがあるので、それを使います。

以上です。